如何創建視頻會議議程？

提前進行具有會議議程的視頻通話

實際上，一項2019年的研究顯示，僅在美國，組織不善的會議的成本將達到3990億美元。

確保會議順利高效進行的重要方法是在通話前設定議程。制定議程很重要，因此所有標題都可以做好準備。通常，參加不知道如何準備或會議內容而參加會議。結果，需要花費後續會議，這使第一次會議更多的是浪費時間，而不是富有成效的電話。

優先安排時間和實力

在設置議程之前，請考慮以下三件事：

1.了解您不必在一次會議中解決所有問題

考慮一下可以實現的目標。

會議有不同的目標和重點。有些是頭腦風暴會議，有些是狀態更新，或有關收集的信息或指標數據的演示。清單繼續進行，但是一次會議試圖使所有會議都適合。在設置議程之前，請了解您要召開臨時會議。這將預先預先做好準備，並有助於知道設置呼叫持續時間的時間。

2.考慮延長會議時間

參加者可能會更支出，而在參與的會議中不太可能承擔多重任務，因為他們知道自己可以恢復工作。

視頻會議通話不必指定30分鐘或1小時。是的，確實有時需要一定的時間，但可以考慮其他方法。例如，讓我們集思廣益。嘗試將會議設置為20分鐘，讓參與者準備好可以在前10分鐘分享的想法。然後，在通話的後半部分，讓人們嘗試並考慮其他想法。通話結束後，您可以縮小構想成為其發送出去，然後讓人們投票。或設置第二個10分鐘的通話，以瀏覽前三名並進行最終投票。

對於朗讀電話，如果沒有明確指出的指示，有時有人會在雜草叢生的空間中填充信息。考慮設置的通話時間，並指示演示者將前三個要點和前三個教訓。或可以改進的三件事。這將縮短通話時間並使人們集中精力。如果人們對更多信息感知，可以在電話之外進行跟進。

3.不要害怕反複試驗

會議的外觀可能會有所不同。嘗試各種方法，以發現最適合您公司的方法。

人們以不同的方式工作。可能對某人有用的東西，可能對其他人無效。會議結束後，要求反饋。人們可能會說些什麼，您可能會感到抱歉。

如何計劃會議並為會議做貢獻

您的議程應該是某種的？

根據會議類型，考慮：

會議的目的是什麼？

會議應持續多長期？

通話中需要多少人？

誰需要演講/演講？

邀請中的每個人都應該參加嗎？（這很重要，因為您不希望人們覺得自己的時間在浪費）

這些人每個人需要傳達多連續？

此外，重要的是要事先讓演示者/參與者知道他們有多少時間。實際上，為了保持會議的正常進行，您可以在過渡到下一個主題和演示者之前發出2至5分鐘的警告。所有人都會看到分配的議程和時間，因此切換會更加順暢，不會感覺有人被切斷了。

最後一點

請記住，根據會議的類型，會議模板的外觀可能會非常不同。因此，創建適合您的業務需求的業務，並根據需要提供的信息量盡可能少或少。更適合您的員工。

為每次會議做準備時要有明確的目標和周到的議程，這將確保所涉及的每個人都能更有效地利用時間。提前花些時間，這將確保您從每次會議中獲得最大收益。

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