如何创建视频会议议程？

提前进行具有会议议程的视频通话

如果召开得不好，会议可能会浪费时间。实际上，一项2019年的研究显示，仅在美国，组织不善的会议的成本将达到3990亿美元。

确保会议顺利高效进行的重要方法是在通话前设定议程。制定议程很重要，因此所有与会者都可以做好准备。通常，参与者不知道如何准备或会议内容而参加会议。结果，需要召开后续会议，这使第一次会议更多的是浪费时间，而不是富有成效的电话。

优先安排时间和精力

在设置议程之前，请考虑以下三件事：

    1.了解您不必在一次会议中解决所有问题

考虑一下可以实现的目标。

会议有不同的目标和重点。有些是头脑风暴会议，有些是状态更新，或有关收集的信息或指标数据的演示。清单继续进行，但是一次会议不应试图使所有会议都适合。在设置议程之前，请了解您要召开哪种会议。这将有助于与会者提前做好准备，并有助于知道设置呼叫持续时间的时间。

      2.考虑缩短会议时间

参加者可能会更投入，而在较短的会议中不太可能承担多重任务，因为他们知道自己可以恢复工作。

视频会议通话不必指定30分钟或1小时。是的，确实有时需要一定的时间，但可以考虑其他方法。例如，让我们集思广益。尝试将会议设置为20分钟，让参与者准备好可以在前10分钟分享的想法。然后，在通话的后半部分，让人们尝试并考虑其他想法。通话结束后，您可以缩小构想并将其发送出去，然后让人们投票。或设置第二个10分钟的通话，以浏览前三名并进行最终投票。

对于朗读电话，如果没有给出明确的指示，有时人们会在杂草丛生的空间中填充信息。考虑设置较短的通话时间，并指示演示者给出前三个要点和前三个教训。或可以改进的三件事。这将缩短通话时间并使人们集中精力。如果人们对更多信息感兴趣，可以在电话之外进行跟进。

3.不要害怕反复试验

会议的外观可能会有所不同。尝试各种方法，以找出最适合您公司的方法。

人们以不同的方式工作。可能对某人有用的东西，可能对其他人无效。会议结束后，要求反馈。人们可能会说些什么，您可能会感到惊讶。

如何计划会议并为会议做贡献

您的议程应该是什么样的？

根据会议类型，考虑：

会议的目的是什么？

会议应持续多长时间？

通话中需要多少人？

谁需要讲话/演讲？

邀请中的每个人都应该参加吗？ （这很重要，因为您不希望人们觉得自己的时间在浪费）

这些人每个人需要传达多长时间？

此外，重要的是要事先让演示者/参与者知道他们有多少时间。实际上，为了保持会议的正常进行，您可以在过渡到下一个主题和演示者之前发出2到5分钟的警告。由于所有人都会看到分配的议程和时间，因此切换会更加顺畅，不会感觉有人被切断了。

最后一点

请记住，根据会议的类型，会议模板的外观可能会非常不同。因此，创建适合您的业务需求的业务，并根据需要提供的信息量尽可能少或少。您可以尝试看看哪种方法更适合您的员工。

为每次会议做准备时要有明确的目标和周到的议程，这将确保所涉及的每个人都能更有效地利用时间。提前花些时间，这将确保您从每次会议中获得最大收益。

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